比利时列日大学高级工商管理硕士学位班|沟通方式!

　　比利时列日大学高级工商管理硕士学位班

沟通方式!

　　(一)按照沟通信息的来源是否正式，分为正式沟通和非正式沟通

　　1.正式沟通

　　广州学威国际商学院-比利时列日大学高级工商管理硕士学位班：在组织系统内，依据组织明文规定的原则进行的信息沟通，具有严肃性、规范性。正式沟通是通过组织明文规定的渠道进行信息的传递和交流。例如，组织规定的汇报制度，定期或不定期的会议制度，上级的指示按组织系统逐级向下传达，或下级的情况逐级向上级反映等，都属于正式的沟通。在正式的沟通渠道中存在四种典型的沟通网络，即轮式、链式、圆周式和全通道式，这些沟通网络对群体活动效率有不同的影响。

　　2.非正式沟通

　　信息的传播不仅通过正式沟通渠道进行，有些消息往往是通过非正式渠道传播的。戴维斯(Keith Davis)曾对小道消息的传播进行了研究，发现有四种传播方式。

　　(1)单线式的传播方式是通过一连串的人把消息传播给Z终的接收者。

　　(2)流言式是一个人主动把小道消息传播给其他人。

　　(3)偶然式是按偶然的机会传播小道消息。

　　(4)集束式是把小道消息有选择地告诉自己的朋友或有关的人。

　　(二)根据不同的沟通媒介，可以将沟通分为面对面沟通和电子传送的口头沟通

　　1.面对面沟通

　　面对面沟通是信息容量Z大的沟通媒介。当管理者面对面沟通时，他们不仅可以通过语言沟通，而且能够观察非语言的暗示，比如面部表情和身体语言。一个关心或者疑惑的表情有时比一千句话更能说明问题，管理者也能够现场做出反应。面对面沟通也能够使管理者得到及时的反馈。只要哪些地方有模糊或者不能理解，管理者能够反复循环沟通过程，直到问题得到解决。

　　科技的发展使管理者有了更多的选择。比如视频会议。在视频会议当中，处在不同地理位置的经理们通过电视屏幕互相交流。除了节约费用，视频会议能够帮助经理们更快地做出决策，因为视频会议可以容纳更多的人一起开会，从而节约了会后通知的时间。而且视频会议也能够使会议更加高效。一些管理者发现视频会议使得会议时间比传统而对而会议减少了20%~30%。

　　2.电子传送的口头沟通

　　在信息容量方面，电子传送的口头沟通排在第二位。尽管通过电话沟通不能获得身体语言或者面部表情这类的信息，但是除去实际的语言本身，管理者还能得到其他的信息，比如说话的语调、语气、说话者强调的重点等。所以电话谈话同样能够传递丰富的信息。

　　管理者也能保证达成共识，因为他们能够获得及时的反馈。

　　广州学威国际商学院-比利时列日大学高级工商管理硕士学位班：声音邮件和自动应答系统也能使管理者通过电话线传递电子口头信息。信息发送者使用语音邮件系统录下要传达的信息，并把它传送给不在他们办公桌附近的人，哪怕他们在办公室几百里以外的地方。这种系统对于那些经常不在办公室的管理者而言尤为必要。

　　3.个人书面沟通

　　个人书面交流在信息容量上比电子传递的语言沟通要低。面对面交流和电子传递的口头交流的优点之一是它们都要求对方的注意，这有助于保证引起接受者的足够重视。个人书面交流如备忘录和书信也有这个优点，因为它们是写给特定个人的，而这个人确实给予注意的概率是很大的。此外，发送者能以接收者Z可能理解的方式写此信息。像语音邮件一样，书面邮件不能得到接收者的立即答复，但是在信息写明白并能够收到反馈的情况下，一样可以达成共识。

　　电子邮件也属于这一类的交流媒介，因为发送者和接收者通过书面文字进行交流。只是这些文字出现在他们的个人电脑屏幕上，而不是纸张上。在商务领域电子邮件的使用是如此广泛以至于形成了所谓的“电子邮件礼仪”。比如，如果你总是用大写字母写邮件，别人就会感到很不舒服，因为使用大写字母的信息通常被认为是在吵架或者谩骂。下面是有礼貌地使用电子邮件的一些指导：要在信息上加上标点;不要闲谈，少说废话;理解的事情不要装作不理解;注意拼写和格式(备忘要用备忘录的格式)。

　　4.非个人书面沟通

　　非个人书面交流的信息容量Z低，比较适合向很多接收者传递信息。因为这种信息不是发给特定个人，所以准确的反馈不太可能得到，所以管理者必须确保这种方式所使用的语言所有接收者都能理解。

　　广州学威国际商学院-比利时列日大学高级工商管理硕士学位班：管理者能将非个人书面交流用于各种类型的信息上，包括条例、规则、政策、新闻信息、新成员的到来以及程序变化的通知等。非个人书面交流还能用于传达诸如新机器的使用说明或如何处理工作命令和顾客要求之类的信息。对于这类信息，该沟通媒介留下的文件记录对于员工来说是很有价值的。