1、建筑工程文件概述
建筑工程资料是指在单位建设工程施工过程中，依据国家有关规定及相关行业标准形成的完整工程资料，包括在工程项目建设中形成的各种形式的信息记录，如工程准备文件、施工文件、监理文件、竣工图等。建筑工程资料是企业建设工程项目管理的窗口，反映了项目管理的水平与质量。强化建筑工程资料的规范化管理，能够切实体现出来建筑工程标准体制改革发展方向。同时，建筑工程资料档案记载方式多种多样，除了纸质材料外，各种电子资料、磁性材料、感光材料等都有可能成为工程文件的技术性载体，其中较为重要的有声像载体、缩微载体及电子档案。
房建工程资料管理主要涉及工程准备阶段资料，工程施工资料、竣工图、工程监理资料等基本内容。其中工程准备阶段资料主要包括建筑工程项目实施之前，在建筑项目立项、招标、审批、征地、勘察、设计等活动过程中形成的文件资料。工程施工材料是施工单位在工程施工过程中形成的基本文件，如建筑工地施工质量技术管理记录、建筑工地施工质量验收记录等。竣工图是建筑工程资料管理的核心内容，因为项目设计质量及其施工中的相应变化决定工程竣工后的使用价值和功能。竣工图应该是对工程竣工后施工结果准确、完整的绘制图样，而当前很多建筑企业不按规定绘制竣工图，甚至在建筑结构调整之后依然不对图纸作出相应修改与变更。
建筑工程资料管理的基本特征包括真实性与全面性，按照工程的实际过程如实反映与记录资料，并能够保证文件资料本身的真实、完整、可靠，一项质量合格的工程必须以内容全面具体、原始技术资料完整、文字记载真实的工程资料为条件。同时，工程资料还具有复杂性、继承性与时效性，这就要求在实施工程项目管理时，需要强调工程文件与施工过程的同步性，并要求有效保留建筑工程施工中的原始资料，设置专门的管理机构与人员实现对工程文件资料的整理立卷、归档等复杂的专业管理活动。
当前我国很多建筑企业工程资料管理意识不强，企业管理层没有系统的项目管理意识，并不关注工程资料管理方面的内容，也并未在企业内部形成完善的工程资料管理实施规则。企业内部的工程资料管理人员素质不高，在收集信息资料时存在敷衍、拖延、造假等现象，往往在工程竣工后也未能提供相对详实的文件资料，从而使得工程双方产生极大的矛盾与纠纷，造成不必要的损失。工程资料的丢失问题是不重视资料管理机制下的又一安全隐患，很多企业由于缺乏适当的工程资料管理机制，相关管理人员经常发生变动，资料缺失率较高。
2、 资料收集时效性较差
建筑工程资料管理的主要特征是时效性，强调收集资料的及时性，要求实现工程资料与施工过程的同步性。由于施工单位工程管理意识不强，其专业从事工程资料管理的人员配置不足，很多资料管理人员被要求兼职从事其他业务，将工程资料管理的本职工作放置一边，或者同一个资料员需要同时负责多个建筑项目的资料管理。这使资料员很难在施工现场固定下来，建筑施工过程中产生的文件资料很多都是先交由现场施工人员自行保管，在后续整理与汇收过程中极易发生资料的遗漏与遗失现象。同时，资料管理人员自身的工作责任心也决定着资料管理的时效性，很多资料员在收集资料时并不认真、及时，使资料收集与施工过程存在一定的时间差距，一日资料缺乏有效保存，工程资料管理问题就会出现。
3、文件资料失真现象严重
工程资料管理文件资料失真现象突出，资料造假问题时有发生。很名有经验的资料员实际上会同时兼任多个项目的资料管理工作，在分身乏术或资料缺失的情况下，以“做资料”的形式瞒骗工程验收行为十分常见。
如当前很多建筑项目在工程准备阶段并未实际进行相关技术性调查，而是由资料员在工程竣工后，比对合格工程验收标准做出试验资料。这种工程文件资料存在造假的可能，并不能如实反映工程实际建设的过程，也使工程资料建档与工程质量管控失去应有的价值。另一方面，工程资料的失真现象也反映在竣工后验收资料与工程实际的不一致性上，从竣工图的绘制上看，原有的竣工图在工程建设施工中存在一定结构、形式上的变化，但施工单位还是依据原设计图进行资料验收，其至只以文字资料作为说明的形式表现图纸的变动实际，然后盖上“竣工图章”直接将竣工图存档备查。这种对资料真实性的不负责任会导致不合格竣工图被存档备案，严重影响工程资料管理的内在价值。
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