建筑施工资料与建筑施工相关的重要建筑活动、记录建筑施工的主要工作过程和情况、并且有一定保存价值的各种形式的文件，这些资料都应当全部完善收集，整理后立卷保存。
归档保存的建筑施工资料应为原件。建筑施工资料的内容必须保证真实性、准确性，并与建筑工程的实际情况相符。建筑施工资料的内容和深入程度必须符合国家相关工程勘察、设计、施工、监理等多方面的建筑施工技术规范标准。建筑施工资料的书写必须使用较为耐久的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不能用容易褪色的书写材料，如红色墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。建筑施工资料的内容应保证书写字迹清晰明白，图样布局合理结构清楚，图表整齐洁净，资料的签字盖章保证手续完整齐备。建筑施工资料中文字材料纸张尺寸规格应为标准A4打印纸。建筑施工资料的纸张应具有可以长期保存的特点，还应保证纸张有足够的韧性和耐久性。图纸应采用蓝晒图，而竣工图要采用新蓝图。计算机出图必须保证原图纸的清晰，不能使用复印件作为保存资料。
所有竣工图均应加盖竣工图章。竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、竣工图编制人、审核人、技术负责人、图纸编制日期、监理单位图章、现场监理和总监签字。竣工图章尺寸规定为50mmx80mm，竣工图章应使用不易褪色的红印泥盖在图标栏上方空白处。如果是用施工图改绘成为竣工图，必须标明变更修改的依据;凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的应当重新绘制竣工图。不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4标准尺寸，图标栏留在折叠后的图纸外面。中化回填工程的竣工图是从施工图改绘而成，根据工程业务联系单的变更内容直接在竣工图上标明。
文件保管期限分为永久保存、长期保存和短期保存三种期限。永久保存是指建筑施工资料的保存时间无上限，如无意外要一直保留。长期保存是指建筑施工资料的保存时间和该建筑工程的使用寿命同等。短期保存是指建筑工程资料保存在20年以内。如在相同案卷内的文件分别有不一样的保管期限，则此案卷的保管期限按照最长文件的保存期限为标准。文件的保密级别分为绝密、机密、秘密三种。如相同案卷内的文件有不同的保密级别，要以其中最高保密级别为此卷保密级别。
建筑施工资料的立卷应符合建筑施工资料的自然形成规律，保证卷宗内各部分文件之间的联系，这样方便建筑施工资料档案的保存、管理和使用。在一个建设工程由多个不同单位工程组成时，建筑施工资料应按照不同的单位工程组卷。立卷可采用以下方法:建筑施工资料可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分;工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷;监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷;竣工图可按单位工程、专业等组卷;竣工验收文件可按单位工程、专业等组卷。
立卷过程中宜遵循下列要求：案卷不宜过厚。一般不超过40mm；案卷内不应有重复文件；不同载体的文件一般应分别组卷。
工程资料移交归档应符合国家现行有关法规和标准的规定，并应按合同约定移交归档。施工单位应向建设单位移交施工资料，工程资料移交时应及时办理相关移交手续，填写工程资料移交书、移交目录。
建筑施工资料的组成应当符合国家和地方相关法律和法规，还应符合建筑施工质量验收工程标准及规范，应与工程合同和设计文件相符合。建筑工程中参加的各个单位要将建筑施工资料的构成和组织，分解进入建筑施工管理的所有运行过程，并具体到相关人员的责权内容，建筑施工资科要与建筑工程的施工进度同步同时收集、整理资料后按相关规定移交下一个责任部门。建筑施工资料要实行分级别的管理制度，在建设单位、监理单位、施工单位的主管和技术负责人的组织和领导下，完成自身建筑施工资料整体工程的管理工作。建筑施工过程中资料的收集、整理和审核都要确定专门的人选负责全部工作，相关人员要按有关规定获得该岗位的资格认证。中化回填工程施工过程资料的整理收集主要由各分项工程的负责人收集，最终在归集到资料员归档。建筑工程的所有参加单位要保证自己整理的相关资料文件具有真实性、有效性和完整性。对建筑施工资料的涂改、伪造、违规整理或损毁或损失的行为后果，要根据相关规定对事故责任人进行处罚，如有情节较为严重的，要依据法律追究相关责任人的法律责任。
监理单位要负责建筑施工过程中的监理工作，并安排专门的工作人员对施工过程中的监理资科进行收集、整理和归档的管理工作。监理单位要根据合同约定，认真检查建筑施工资料是否真实、完整和可靠，还要按照相关规定中应由监理单位等认的津筑施工资料检查签认，做好监理单位的监理资科管理保存工作。
3、建设单位职责
在与监理单位、施工单位签订监理、施工合同时，应对监理资料、施工资料和工程档案的编制责任、编制套数和移交期限做出明确的规定。负责工程建设过程中对工程资料进行检查并签署意见。及时收集、整理注设项目各环节的资料，建立、健全工程档案，并在建设工程竣工验收后，按规定及时向城建档案馆移交工程档案。
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