(1)工程技术资料是对施工项目质量情况的真实反映,因此要求各种资料必须按照施工的进度及时收集、整理。要指定专人负责管理工程技术资料，负责对质保资料逐项跟踪收集,并及时做好分项分部质量评定等各种原始记录使资料的整理与工程形象进度同步做到内容连贯。由于及时收集资料待工程竣工时，才不会出现缺少资料的情况。自组建项目部时项目经理应建立项目部的组织结构图划分各类管理人员并制定相应的工作职责，尤其是项目部的资料管理人员，使其明确自身工作职责。作为现场的资料管理人员务必要将当天施工项目的资料及时做出来不能堆积到一起再做这样就会造成资料遗漏或者错误。真实性是做好工程技术资料的灵魂。不真实的资料会把我们引入误区。必须坚决杜绝对原始记录采用“后补”造假的做法,否则，日工程出了质量问题不仅不能作为技术资料使用反而造成工程技术资料混乱以致误判。同时也不能为了取得较高的工程质量等级而歪曲事实。
(2)由于现场的技术资料分散在很多人员手中,因此要求有专人把资料收集回来进行统一的分类整理。资料要按单位工程、分部工程和分项工程逐项分类整理。公司指定专人定期对各项目部的资料进行检查即使有露项缺项的情况，也能及时加以补充能及时发现资料中存在的问题和错误，及时得以纠正。
(3)按照标准编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件。一个施工队不会编制工程材料就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练不断提高编制工程档案材料的业务水平。开发公司要加强对施工的监督和管理检查工程档案材料编制情况按照标准形成档案材料,给后人留下宝贵的财富。
二、充分利用现代化手段多角度多层次开发建筑工程资料信息资源，做好工程资料的信息统计工作
实现计算机管理在电脑上能及时查找到每一个施工项目的时间，每一份资料的存放地点要用的时候能立即调出来，有了这样一个电子版的台帐可以不仅减少了人力物力的浪费还能减轻资料管理人员的工作强度。要建立相应的全宗卷、卷内目录和备考表不仅档案盒内有手工版的在电脑上还要有份电子版的方便查阅。随着档案建设管理工作的不断深化建筑工程资料也将实现标准化微机化和信息化管理。因此应大力推行电子文件类资料在工程资料日常管理中的运用。各部门还应有效利用计算机资源建立本部门的资料检索系统。提高各部门的资料管理水平提高各部门资料管理工作的协调工作能力方便各部门对资料利用借以提高工作效率。按照资料的性质进行分类与编号;对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类、编号采用其自然形成的编号。
三、及时做好传递和变更记录
在管理过程中频繁传递和变更容易使资料的完整性、有效性发生变化通过建立文件收发登记薄并形成签字确认的形式使各部门及时的对资料的增减变动及传递情况做出相关记录才可能有效地了解资料的来龙去脉防止其丢失损毁失效。确保资料的完整性和有效性确保各部门及时获取有效资料或信息。
四、资料的保存与保管
(1)资料的保管也很重要现在很多项目都有单独的档案室，有专职档案员我们要有健全的资料保管制度和借阅制度档案柜内要存放防虫、防霉等物品,要有放尘、防潮、防高温的措施。档案跟我们人一样是有寿命的应此，我们要保管好档案使她的寿命能更长一点。
(2)当前我国的建筑市场面临严峻的挑战和激烈的竞争,管理体制必将渐行改革建筑工程资料管理也会涌现新情况。同时也存在较大的发展机遇和空间。我们应以积极学习和借鉴国内外先进建筑工程资料管理经验的态度充分发挥我们已有的优势重视加强建筑工程资料管理人才的培养和激励机制的完善不断总结建筑工程资料管理的经验使建筑工程资料更好地为我们的经济建设和构造和谐社会服务。
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