1、明确资料员在建筑工程中的地位和作用。将资料员纳入施工企业管理人员的序列，才能明确资料员的地位和作用，才有利于资料员队伍的稳定和健康发展。建设局将档案资料及资料员的持证上岗情况纳入每年建筑工程质量安全大检查内容，质监、城建监察、建管等部门积极支持配合，城建档案馆直接派员参加检查，确保了现场查处工作的落实，把资料员岗位设置纳入施工企业资质年审内容，明确了资料人员在建筑工程中的地位和作用。
2、规范资料员岗位证书的取得和认定工作。规范管理、提高素质是坚持资料员持证上岗制度主要目的。建筑工程资料员须经过相关的岗位培训，统一考核合格，并取得省级以上建设行政主管部门核发的《建设企事业单位专业管理人员岗位培训合格证书》。
3、建立建筑工程资料员管理信息系统，全面掌握资料人员培训、上岗、流动等情况。已取得资料员岗位证书的人员，须到城市建设档案管理处登记、注册并领取资料员岗位证证号章。在形成、收集、整理工程资料过程中，凡资料、表格内容要求资料员签字处，均应加盖证号章。信息系统的建立大大方便了对资料员的监管和基本情况的掌握。
4、认真落实资料员岗位证书查验。要使持证上岗成为建筑工程资料工作的准入的基本条件，当前资料员岗位证书查验制度主要通过两条措施加以落实:一是要求资料人员将岗位证复印件张贴于施工现场办公室，并在质监、监察、监管城建档案等部门现场检查时出示;二是向城建档案馆(室)报送建筑工程档案资料时，必须出示该工程项目资料员岗位证原件，如果资料员无岗位证书，该工程项目档案资料将不予验收已形成的档案资料须经有岗位证书的资料员重新审查并签章后，方能再次提交验收，并严格执行相关规定。
5、推行建筑工程资料员信用管理。建筑工程资料形成、收集与工程进度不同步;或代替其他工程管理人员在档案资料上签字;或报送档案资料不符合规范要求且整改三次仍不合格的，将对资料员记不良记录一次。不良记录超过三次，市城建档案管理处将注销其岗位证证号章和资料员信息，其建筑工程资料员岗位证不再予以承认。
6、加强资料员继续教育培训工作。一次岗位培训不可能一劳永逸:一方面房地产、施工企业用人机制十分灵活，人员流动、岗位变动频繁，资料八员也不例外;另一方面，建筑工程标准、规范不断增加和更新，需要我们不断学习和提高。取得岗位证书的资料员至少每三年要参加一次继续教育培训，并考试合格，培训工作由城建档案管理机构统一组织进行。结合工作实际，新增新规范的学习理解，新表格的填写要求等培训内容。继续教育培训的有效开展，促进资料员队伍素质的进一步提高。
建筑工程资料是建筑工程档案的前身和源头，是工程建设过程的真实记录，是工程质量控制与管理的重要依据。建筑工程资料员直接从事建筑工程档案资料形成、收集、整理、审查、移交等工作，其业务素质、专业技能和工作责任心直接关系到档案资料的质量。因此加强建筑工程资料员队伍规范化建设非常有必要。
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