建设工程资料是建设活动主体在从事建设活动过程中(如项目建议书可行性研究报告招投标地质勘察初步设计、施工图设计施工总承包监理工作物资设备材料采购工作竣工验收竣工决算项目移交项目调试与准备项目运营等)建设活动主体与主体之间因工作关系(如审核审批交接验收验工计价等)按照相关规范所编制的纸质文件该纸质文件应由经办人审核人审批人签字确认，并加盖相关单位公章。签字确认与加盖公章的目的在于具有法律效应，签字人与盖章单位应对建设工程资料的完整性真实性和规范性负责。
建设工程资料根据建设活动主体可分为建设单位工程管理资料设计单位工程管理资料施工单位工程管理资料监理单位工程管理资料勘察单位工程管理资料分包句单位工程管理资料等。建设工程资料根据建设工作程序可分为项目建议书资料、可行性研究报告资料、招投标资料、地质勘察资料、初步设计资料施工图设计资料施工阶段资料监理工作资料物资设备材料采购工作资料竣工验收资料竣工决算资料项目移交资料项目调试与准备资料项目运营资料等。建设工程资料根据工程规模可分为整体建设项目工程资料单项工程建设工程资料单位工程建设工程资料分部工程建设工程资料分项工程建设工程资料检验批建设工程资料等。
各参建单位应高度重视建设工程资料管理工作。如前所述建设工程资料由建设工程主体单位编制并盖章，其余各相关单位有关人员填写并盖章，由建设工程主体单位主送和抄送各项关单位。存档的建设工程资料必须为手写签字，且盖公章的原件通常情况下建设工程资料为一式多份。
建设工程资料存档的目的在于具有可倒查和可追溯性。如某项工程发生安全质量事故时,即可通过查阅相关建设工程资料检查建设工程程序工作是否符合要求，且建设活动主体是否称职或失职。在主送和抄送建设工程资料时应建立相关资料台账清单以及所有资料的签收表此目的在于建设工程资料管理的规范性，避免后续工作在追查时发生扯皮推诿等现象。
我国各直辖市省份自治区的建设工程资料有所差异，通常情况下由省级建设行政主管部门规定建设工程资料的表格类型表格内容填写规范要求以及主送抄送单位等。针对建设工程资料管理工作除纸质文件存档外还包括建设工程资料管理软件如筑龙建设工程资料管理软件慧通建设工程资料管理软件，专业技术人员与资料员可通过建设工程资料管理软件填写并导出相关标准格式资料，将填写完整的建设工程资料自动打印出进行手写签字及加盖公章。在建设工程资料管理软件中除了以上功能外还可利用软件查阅最新的相关技术规范,以便在检查验收填写资料时参照规范内容进行编制,如《建筑地基基础工程施工质量验收规范》《砌体工程施工质量验收规范》《混凝土工程质量验收规范》等。
此外在工程竣工验收合格之日起7日内建设单位将竣工验收报告消防验收报告环保验收报告等报送建设行政主管部门备案。所有建设工程资料除各参建单位保留存档外还应专门留存一整套由建设单位在竣工验收通过后报送工程所在地的城建档案馆存档。
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